Pourquoi et comment mettre en place un système de contrôle d’accès efficace et conforme ?

Le bien-être en entreprise commence par le sentiment de sécurité de l'ensemble des collaborateurs. Il en incombe donc à l'entreprise de déployer les moyens nécessaires pour sécuriser l'ensemble de ses bâtiments.

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Les raisons d'investir dans un système de contrôle d'accès digitalisé

Il est important de ne pas confondre contrôle des accès et contrôle du temps de travail. Le contrôle d’accès permet à un individu d’accéder à une zone sécurisée, dans une logique uniquement de prévention des risques, contrairement au contrôle du temps de travail qui relève d’avantage d’une problématique relative aux ressources humaines.

Quel que soit le système mis en place, il ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux.

Les objectifs d’un contrôle d’accès sont multiples :

  • Contrôler et limiter l’entrée des bâtiments aux personnes autorisées uniquement
  • Protéger et sécuriser des zones sensibles ou confidentielles
  • Connaitre les occupants d’un bâtiment en temps réel en cas d’urgence

Au delà de la fonction initiale de contrôle des accès, grâce à sa digitalisation il est désormais possible d'ajouter de la valeur pour accueillir les visiteurs habilités à entrer dans la zone spécifiée lors d'un rendez-vous programmé.

Les supports physiques se dématérialisant, les limites sont levées quant à la préparation de l'accès en amont du rendez-vous pour une visite anticipée et sereine.
C'est là que la dématérialisation prend tout son sens : la confirmation d'un rendez-vous génère automatiquement les accès associés sans intervention humaine.Cela permet d'accompagner le visiteur en levant toutes les barrières et contraintes que représentent les système de contrôle d'accès "classiques" avec badges ou autre supports physiques.

"Les nouvelles générations de contrôle d'accès souvent dématérialisées, permettent désormais d'automatiser la gestion des accès jusque là souvent fastidieuse (création d'un badge, récupération, gestion des pertes et des stocks...)"

Les bonne pratiques pour mettre en place son système de contrôle d'accès

La sécurité et le bien-être avant tout, qu'elle soit physique ou numérique.

Avant l'installation d'un contrôle d'accès, il est primordial de sensibiliser l'ensemble des utilisateurs à l'enjeu de la sécurité de leur bâtiment.
La sécurité ne doit pas être perçue comme un frein ou une barrière, mais comme un levier pour se sentir à l'aise sur son lieu de travail.

Lors de la mise en place d'une politique de sécurité liant la sécurité numérique et physique, il est important de respecter quelques étapes :

  • Vérifier régulièrement la validité des accès et les renouveler de manière automatique
  • Ne tracer uniquement les données utiles en cas de besoin en limitant l'historique aux membres habilités et définir un périmètre de droits détaillé
  • Diffuser les normes RGPD et l'ensemble des bonnes pratiques liées à la vie privée de l'ensemble des collaborateurs et leurs visiteurs.

Il est important de sensibiliser l'ensemble des collaborateurs sur les données collectées : les données doivent être tracées uniquement dans un but de gestion des incidents. L'entreprise ne doit en aucun cas se servir de ces données à des fins autres que sécuritaires.

Faire de son système en place bien plus qu'un contrôle...

Désormais, la technologie permet de mettre l'utilisateur au coeur des reflexions pour fluidifier et améliorer son expérience client.
Ce dernier ne devrait plus voir la sécurité et le contrôle d'accès comme une contrainte, mais réellement comme un service personnalisé conçu pour lui.

Sécurité, transparence et expérience utilisateurs sont aujourd'hui devenus les attentes face aux nouvelles problématiques de la gestion des accès.

Zoom sur les pratiques de Welcomr

Welcomr s'impose grâce à son innovation user centric:

  • Informer et accompagner l'utilisateur dès la prise de rendez-vous en lui fournissant sur une seule et même application toutes les informations utiles et ses accès physiques
  • Fluidifier l'ensemble des usages concernant la circulation et la sécurité des personnes

Le système met la sécurité et la privatisation des données au coeur de ses préoccupations :

  • Journaux d'événements personnalisables de 60 jours maximum uniquement dans un but de gestion des incidents à posteriori
  • Uniquement les personnes habilités voient les événements de leur zones de périmètre préalablement définie par le service sécurité

 

Welcomr vous accompagne dans la définition de vos besoins et de vos workflows d'accueil de visiteurs pour proposer une solution adaptée et entièrement personnalisée : En savoir plus