L'accueil des visiteurs, un enjeu de taille !

Bien préparer la venue et l'accueil d'un visiteur est la première étape et la première image que vous souhaitez véhiculer à l'ensemble de vos clients ou prestataires.

Welcomr met un point d'honneur à rendre votre accueil mémorable et optimisé. On vous dit comment et pourquoi !

» Lire l'article

Anticiper....

Avez-vous pensé à anticiper le déplacement de vos visiteurs en leur offrant l'ensemble des informations dont il pourrait avoir besoin en amont de sa visite ?
Welcomr propose d'accompagner vos visiteurs dès la confirmation d'un rendez-vous en leur proposant proactivement les informations dont ils pourraient avoir besoin : Sérénité garantie

L'application Welcomr permet de retrouver le détail de son rendez-vous, l'adresse précise ainsi que le guidage depuis sa localisation, l'organisateur du rendez-vous et surtout un ensemble de services : réservation d'une place de stationnement spécifique le temps du rendez-vous, ticketing pour profiter des services du bâtiment, code wifi, etc...

 

De plus, Welcomr est intégré avec de nombreuses plateformes de réservation d'espaces en ligne. Une réservation peut donc désormais générer automatiquement un accès dans votre smartphone correspondant au lieu et à l'heure de votre réservation : plus d'inquiétude, vos visiteurs deviennent 100% autonomes.

...Accueillir...

Une fois votre invité arrivé à destination, il ne vous reste plus qu'à lui "tendre les bras" pour l'accueillir !
Mais, vous avez les mains occupées ? Entre l'enregistrement, la validation de la pièce d'identité, votre téléphone qui sonne, les nombreux mails qui arrivent en même temps... et la file d'attente qui s'allonge...

 

Welcomr vous permet de vous délester de tout cela pour enfin vous concentrer sur une chose : l'accueil réel du visiteur !

 

Ce dernier est en effet entièrement autonome dans son arrivée, et il vous suffira d'un seul clic pour alerter l'organisateur de son arrivée et éventuellement l'autoriser à aller plus loin.
Les hôtes ou hôtesses d'accueil reprennent alors tout leur sens et leur valeur ajoutée : prendre en charge de manière efficace tous les visiteurs et leur permettre un début de rendez-vous serein.

Welcomr permet de proposer de nouveaux services en fonction du statut de chaque visiteur :

  • Connexion au wifi en cas d'arrivée en avance ou d'accès à une zone de travail dédiée
  • Impression autonome d'un badge d'identification
  • Café offert et débloqué grâce à l'application par exemple

...Accompagner lors de la visite

Grâce à l'application Welcomr, votre visiteur connait exactement les espaces auxquels il est autorisé. Chaque espace est détaillé dans son application et en arrivant à proximité, l'accès s'illumine et devient disponible.

En ayant imprimé dès son arrivée son badge d'identification, chaque visiteur est alors reconnu à l'intérieur de vos locaux pendant toute la durée de sa présence.

Et les équipes internes dans tout ça ?

Pour tous les collaborateurs, l'ensemble des process est allégé grâce à l'automatisation des tâches redondantes, sans valeur ajoutée humaine.

Le Security Center de Welcomr, c'est-à-dire son backoffice, permet à toutes les équipes et membres autorisés de gérer et piloter tous les accès de leur périmètre de droits autorisés.
C'est en personnalisant les accès de chaque utilisateur dans leur Security Center que vos collaborateurs feront de votre bâtiment autonome un véritable bâtiment intelligent.

Au-delà du pilotage en temps réel, il est possible bien évidemment de voir et de télécharger un compte rendu d'activité en cas de nécessité.
L'historique des événements a en effet été conçu, non pas pour tracer les utilisateurs, mais bel et bien pour avoir un état des lieux à un instant T.

L'automatisation de l'accueil permet d'apporter service et confort pour les organisateurs. Welcomr notifie en temps réel l'organisateur d'un rendez-vous ou d'un événement à l'arrivée de l'un de ses invités dans l'enceinte du bâtiment.

 

Welcomr met un point d'honneur au respect de la vie privée de l'ensemble de ses utilisateurs.

 

A tout moment, le responsable désigné de la sécurité peut extraire une liste d'urgence afin de connaitre exactement les visiteurs présents sur le site (invités, prestataires...)
Lors d'une opération d'évacuation d'un bâtiment qui reçoit régulièrement des personnes externes... cette fonctionnalité est indispensable pour s'assurer de ne laisser personne à l'intérieur d'une zone.