Espace de coworking : les astuces pour ne pas fermer pendant les vacances !

Le coworking, on ne vous l'apprendra pas, signifie « travailler ensemble ». Cette tendance de travail dans des espaces flexibles et ouverts propose une nouvelle vision du travail.
Les espaces de travail partagés permettent aux consultants, startupers, travailleurs indépendants ou autres travailleurs nomades de se retrouver afin de développer leurs projets en toute autonomie.

De plus en plus d'espaces collaboratifs ouvrent leurs portes. Il est donc primordial de s’adapter au mieux aux besoins des coworkeurs afin de rendre leur expérience unique et de se démarquer des nombreux autres espaces.

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C'est bientôt les vacances

Quelle que soit la période de l’année, certains principes de base sont nécessaires pour le bon fonctionnement de votre espace de coworking afin d'optimiser vos revenus :

  • Offrir un espace de coworking ouvert en continu sur des plages horaires larges voire, illimitées
  • Faciliter la réservation et l'accès à cet espace aux horaires adaptés pour chacun
  • Sécuriser les bureauxet les utilisateurs
  • Permettre à chacun de pouvoiradapter ses horaires en venant très tôt par exemple pendant les vagues de grands chaleurs

 

Welcomr vous simplifie la vie et optimise l’occupation de vos espaces !

Une gestion à distance des espaces grâce à Welcomr

Le système de gestion et de contrôle d’accès 100% dématérialisé conçu par Kazeko permet de gérer l’ensemble des espaces à distance, sans avoir à créer ou mettre à jour des badges, dupliquer des clés, ou actualiser des codes d’entrée.

Vous pilotez désormais directement depuis le Security Center, le backoffice de Welcomr, les autorisations et les droits de vos coworkeurs. Ces derniers peuvent ainsi accéder à tout un espace, ou à certaines zones identifiées selon leurs droits que vous avez définis, directement à l’aide de leur smartphone.

La réservation d’un espace peut aussi générer automatiquement un accès correspondant, disponible directement dans l'application Welcomr sur son téléphone.
Il est ainsi facile d’ouvrir son espace, ou seulement quelques bureaux même si personne n’est présent à l’accueil du bâtiment, pratique surtout pendant vos vacances non ?

Pour encore plus de confiance, il est possible de valider ou non à distance une nouvelle réservation, ou de n’autoriser la réservation qu’à vos habitués. Vous êtes également notifié des réservations, des entrées/sorties en temps réel pour plus de sécurité.

Bref, grâce à Welcomr et ses intégrations partenaires, il est possible de gérer, de piloter et de surveiller vos locaux même si vous n'êtes pas au bureau.

Votre espace continue à vivre alors que vous êtes tranquillement installé sur votre transat à la plage !

Grâce à Welcomr, vous n'êtes plus contraint d'être sur place pour gérer les accès à vos espaces de travail !

 

Une interface efficace pour une gestion simplifiée et continue !

Le Security Center, l'interface de gestion de Welcomr, disponible depuis n’importe quel appareil (desktop, tablette, smartphone), permet d'octroyer les droits d'accès aux locaux afin que les coworkeurs puissent y accéder en toute autonomie.

Le gestionnaire a la possibilité de :

  • Distribuer des accès temporaires et limités à des membres externes sur une plage horaire et une date précise
  • Créer des utilisateurs (ici les coworkeurs résidents par exemple) en personnalisant leurs droits d'accès : ils n'auront accès qu'à leurs zones autorisées

Cette interface permet ainsi une gestion transversale des autorisations que le gestionnaire peut gérer à distance. Il peut ainsi anticiper l'arrivée de nouveaux utilisateurs sur l'espace de coworking et leur donner des droits d'accès personnalisés.

Une fois les droits octroyés, les coworkeurs peuvent accéder librement à leurs zones autorisées. Vous avez l’esprit tranquille, vos coworkeurs sont indépendants dans leurs accès.

Il est aussi possible d’interfacer la génération, la mise à jour et la suppression des droits avec votre interface de gestion de réservation en place. Grâce à son API ouverte, Welcomr est l’outil de gestion des accès le plus agile du marché.

Une totale autonomie pour vos coworkeurs et plus de liberté pour vous!

Si, dans votre espace, vous louez des bureaux fermés ou des salles de réunions à des coworkeurs de moyenne ou longue durée, vous avez la possibilité d’autoriser ces résidents à inviter des personnes externes lors de rendez-vous par exemple. Ils pourront ainsi distribuer des accès limités dans le temps et dans les zones autorisées en toute autonomie. Le résident ne peut donner accès à ses invités qu'aux zones qui lui sont autorisées.

Vos coworkeurs n’ont plus besoin de votre présence pour accéder à leur espace de travail. Vous pouvez désormais proposer des plages horaires beaucoup plus larges jusqu’à du 24h/24 et du 7j/7 sans que votre absence soit un frein pour vos coworkeurs. Vous pouvez prévoir des déplacements hors de l’espace à n’importe quel moment de la journée sans vous souciez de la sécurisation de l’espace et des entrées-sorties de vos coworkeurs. De l’autonomie pour vos coworkeurs, un soulagement et une liberté pour vous!

 

 

Les restrictions horaires

Grâce au Security Center, le gestionnaire a la possibilité de définir les horaires d'ouverture de son espace selon son planning. Le gestionnaire peut affecter différents horaires d'ouverture selon les jours de la semaine en fonction de chaque profil d'utilisateur.

Par exemple, il possible de configurer les restrictions horaires suivantes pour vos coworkeurs : 8h à 19h en semaine et 10h à 18h le week-end ; et de n'autoriser l'accès que de 8h à 10h pour le personnel de maintenance.

En dehors de ces horaires configurés, les utilisateurs ne pourront pas accéder la zone : sécurité garantie. Différentes zones de l’espace peuvent avoir différentes horaires d’ouverture/fermeture.

Le gestionnaire du site a la possibilité de modifier les horaires d'ouvertures à sa convenance, c'est la toute la puissance et l'agilité de Welcomr. Les plages horaires sont beaucoup plus flexibles et vous n’avez plus besoin de vous y adapter, celles ci s’adaptent à vos coworkeurs. Lorsque le dernier coworkeur quitte l’espace, peu importe l’horaire, tout le bâtiment reste sécurisé.

 

 

La gestion des temps de présence pour une facturation plus facile

Grâce au Security Center il est également possible de connaitre l’heure d’entrée et de sortie de vos coworkeurs dans les open spaces. Ces données sont enregistrées sur le Security Center, ce qui vous permettra de savoir combien de temps est resté tel ou tel coworkeur dans l’espace. Ainsi, vous pouvez facturer vos coworkeurs « après-coup » en fonction de son temps de présence enregistré sur le Security Center. Plus besoin de facturer chaque heure les unes après les autres, vos coworkers restent le temps qu’ils souhaitent et vous trouverez tous les éléments concernant leurs temps de présence sur le Security Center. De quoi vous soulager pendant vos vacances!

 

Anticiper votre départ en vacances en rendant vos utilisateurs autonomes et partez l'esprit tranquille !