Les clés pour faire de votre accueil visiteur un moment unique

Vous avez surement longuement réfléchi au message présent sur votre répondeur d’entreprise, au design de la signature dans vos mails…
Mais avez-vous pensé à personnaliser l’accueil physique de vos visiteurs dans vos locaux ?


La première impression est sans nul doute un facteur marquant quant à l’image véhiculée de votre entreprise, d’où l’importance de son efficacité et de sa personnalisation.

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Il semble primordial de montrer à chacun de vos visiteurs, qu’il soit client, prospect, prestataire, ou partenaire, que l’on s’occupe de lui de manière personnalisée et qu’on lui prête toute l’attention qu’il mérite.

Pour cela on vous livre quelques astuces à mettre en place pour faire de chaque visite un moment unique et agréable.

Avant tout, nous ne pouvons que vous conseiller de vous mettre à la place de vos visiteurs et vous demander de quoi il a envie en arrivant dans un lieu parfois inconnu ?

  • Etre guidé jusqu'à mon point de rendez-vous : je ne dois pas perdre de temps à chercher l'adresse
  • Pouvoir facilement stationner si je viens en voiture
  • Ne pas perdre mon temps à attendre à l'accueil, ou alors pouvoir optimiser mon temps en attendant dans un lieu adéquat ou je vais pouvoir travailler par exemple
  • Pouvoir accéder facilement à la salle de réunion si je connais déjà les lieux ou si je suis un habitué

Limiter le temps d'attente d'un invité

La première chose à faire à l'arrivée d'un nouvel invité est de le mettre à l'aise et surtout lui montrer qu'il est attendu.

Il est évident que l’accueillir dès son arrivée et ne pas attendre plusieurs minutes est l’un des premiers conseils à suivre.

La mise en place d’une borne d’accueil peut, par exemple, aider à fluidifier le trafic dans le hall d’accueil et permettre d’ « occuper » l’invité, afin de diminuer son temps d’attente perçu.
Cette borne peut lui permettre de déclarer son arrivée en tout autonomie, d’imprimer lui-même une étiquette d’identification, d’éventuellement signer des documents (NDA, CGU…), ou tout simplement découvrir les dernières actualités de votre entreprise…

L’ideal pour diminuer toujours plus les temps d’attente, est d’automatiser l’envoi d’une notification (email, sms ou encore push Slack) à son hôte et cela en toute transparence et en temps réel.

Attention, digitaliser l’accueil d’un visiteur ne signifie en aucun cas déshumaniser son accueil.

Bien au contraire, vous pouvez enfin vous concentrer sur l’accueil utile et remettre l’humain au coeur de vos démarches de réception.

 

Personnaliser chaque accueil

Des outils de gestion de l’accueil visiteur existent et semblent importants à mettre en place, notamment pour personnaliser et connaitre la raison, ou du moins avec qui l’arrivant a-t-il rendez-vous.
L'hôte ou l'hôtesse d'accueil doit pouvoir retrouver très facilement le rendez-vous programmé et enregistré l'arrivée de la personne.

Mais surtout, n’oubliez pas d’être vigilant sur la notion de confidentialité ! En effet, chaque outil doit pouvoir gérer le degré de confidentialité et de visibilité de chaque rendez-vous : qui peut voir quoi et dans quelles conditions ?

 

Accompagner son visiteur avant même son arrivée

Et si pour anticiper la venue d’un invité, vous l’accompagniez avant même son arrivée dans vos locaux ?

Grâce aux nouveaux outils digitaux et surtout grâce au smartphone (qui rappelons le, plus de 92% des actifs en sont équipés), de nombreuses possibilités sont offertes, et seule votre imagination représente une limite.

Grâce à des solutions, notamment Welcomr, il est désormais facile de

  • Proposer des services en amont comme la réservation d’une place de parking, l’accès au garage à vélo, ou encore l’accès à un espace d’attente privilégié pour encore plus de confort pour vos clients à chouchouter
  • Envoyer des accès sécurisés avant le début de la rencontre, afin de faciliter l'arrivée : la validation de l'identité à l'accueil permet de "débloquer" des accès soumis à supervision
  • Guidage GPS jusqu'au point de rencontrer
et le tout dans une seule et même application pour vos clients ou collaborateurs

Une nouvelle façon de pousser la satisfaction de vos clients et partenaires à son paroxysme et tout cela grâce au smartphone.

 

Le parcours du visiteur peut ainsi être optimisé et valorisé de la programmation d'un rendez-vous au départ du client.

 

Et pourquoi ne pas l'accompagner pendant et après sa visite ?

Une fois dans vos locaux, il est important d'identifier facilement, et discrètement en un seul coup d'oeil, une personne autorisée temporairement à être ici.
Pour cela, l'impression d’un badge personnalisé dès son arrivée.

Quelques informations peuvent être utiles

  • Prénom et nom
  • Avec qui cette personne doit être accompagnée
  • Date et horaires de présence autorisée
  • Le logo de son entreprise dans certains cas, si cela n'est pas confidentiel
  • Nous vous conseillons même d'ajouter un QR code personnalisé afin de pouvoir scanner facilement le badge pour vérifier que ce dernier n'a pas été falsifié et que les autorisations sont corrects

 

Enfin dernier conseil, ne négligez pas l'historique de visite et les listes d'urgence. En cas de besoin, il est primordial de savoir quelles personnes externes à votre entreprises sont encore dans vos locaux, et avec qui elles doivent se trouver.

 

L’accueil de vos visiteurs est stratégique, soignez-le :)